Tips Pindahan Kantor Paling Efektif Untuk Anda Lakukan – Melakukan kegiatan pindahan kantor memang lebih rumit, ketimbang melakukan kegiatan pindahan rumah. Wajar saja hal ini terjadi, mengingat kegiatan pindahan kantor akan banyak melibatkan berbagai pihak dan divisi-divisi terkait.

Tapi tenang saja, kami memiliki beberapa tips untuk pindahan kantor anda agar lebih mudah dan efektif. Nah sekarang tidak usah berlama-lama lagi, saatnya kita simak 17 langkah awal untuk pindahan kantor baru untuk anda.

Persiapan Pertama Yang Harus Anda Lakukan Enam Bulan Sebelum Pindahan Kantor

Langkah awal yang mungkin bisa anda lakukan adalah mencari informasi mengenai penawaran harga serta fasilitas layanan dari beberapa perusahaan jasa pindahan kantor. Anda harus memastikan bahwa harga serta fasilitas layanan dari jasa pindahan yang anda pilih sudah sesuai dengan kebutuhan dan mampu memenuhi ekspetasi anda.

Selain itu anda juga harus memperhatikan apakah perusahaan jasa pindahan tersebut memiliki cukup pengalaman dalam menghandel pekerjaan pindahan kantor. Anda juga wajib mencari tahu ulasan customer dari setiap jasa pindahan yang akan anda pilih. Ulasan customer biasanya termuat pada ulasan google dari situs resmi jasa pindahan itu sendiri.

Anda juga harus memastikan bahwa jasa pindahan yang akan anda pilih memiliki tim ahli yang sudah benar-benar ahli dalam menangani kegiatan pindahan kantor. Pastikan jasa pindahan yang akan anda pilih juga memberikan layanan menyeluruh mulai dari jasa bongkar pasang perabotan sampai ke jasa demolish kantor.

Jasa pindahan yang anda pilih juga harus memiliki sistem pendataan aset (barang-barang) kantor yang jelas dan transparant. Sehingga memudahkan identifikasi aset pada saat pindahan.

Tips Pindahan Kantor Yang Ke Dua Adalah, Pastikan Barang-Barang Dan Aset Kantor Anda Mendapat Jaminan Asuransi

Kantor anda biasanya memiliki barang serta aset yang sangat penting dan berharga dengan rate harga yang juga cukup tinggi. Untuk menghindari hal tidak kita inginkan, pastikan agar anda mengasuransikan barang dan seluruh aset kantor anda.

Anda juga harus memastikan ada nya jaminan dari perusahaan jasa pindahan kantor yang anda pilih untuk melindungi barang atau aset kantor anda dari resiko kerusakan dan kehilangan (terutama untuk barang-barang berharga atau mesin yang bisa saja rusak saat proses pemindahan berlangsung).

Oleh karena itu pastikan anda memilih perusahaan jasa pindahan yang menawarkan asuransi untuk kebutuhan pindahan anda agar anda bisa mendapatkan ketenangan, kenyamanan dan jaminan atas barang-barang dan aset kantor anda dari resiko kerusakan serta kehilangan.

Yang Ke Tiga, Buatlah Perencanaan Anggaran Biaya Pindahan

Dengan menentukan anggaran biaya di awal, maka anda bisa menentukan biaya apa saja yang bisa anda minimalisir atau anda kurangi. Seperti melakukan pengepakan file-file penting milik kantor dan bongkar barang. Tapi tentu saja hal ini memiliki kerugian tersendiri bagi anda apabila kantor anda memiliki banyak barang/inventaris yang akan anda pindahkan. Namun, apapun kebutuhan anda pastikan untuk membuat anggaran pindahan sedetail mungkin agar biaya tidak membengkak.

Baca Juga : Jasa pindahan rumah Bekasi dengan harga paling ramah di kantong anda.

Selanjutnya, Bentuklah Tim Khusus Dari Karyawan Internal Anda Untuk Menjadi Penanggung Jawab Kegiatan Pindahan

Proses kegiatan pindahan kantor anda akan jauh lebih mudah apabila anda menunjuk beberapa orang sebagai perwakilan dari tiap-tiap departemen atau divisi sebagai tim khusus yang merencanakan pindahan kantor. Hal ini akan jauh lebih efektif ketimbang anda melibatkan seluruh karyawan pada proses perencanaan.

Tim ini akan berdiskusi secara reguler tentang perkembangan proses pindahan, memutuskan vendor mana yang akan perusahaan anda pilih, dan memastikan agar segalanya berjalan sesuai jadwal.

Tips Yang Ke Lima, Persiapan Di Tiga Bulan Sebelum Pindahan Kantor

Pada rentan waktu 3 bulan sebelum pindahan kantor anda harus mulai menentukan tanggal pasti untuk pindah kantor. Dengan menentukan tanggal pasti, anda bisa lebih mudah membuat koordinasi dengan perusahaan jasa pindahan kantor. Apakah anda sudah menentukan perusahaan jasa pindah kantor mana yang akan anda jadikan vendor?

Jika sudah, segera buaatlah rencana pindahan dengan detail seperti siapa saja Person In Charge (orang yang ditugaskan), pekerjaan apa saja yang harus dilakukan (seperti misalnya memasang instalasi telepon dan internet), dan berikanlah tenggat waktu untuk proses pengerjaannya. Anda bisa melakukan ini sendiri atau meminta bantuan rekan kerja anda untuk membuatkan perencanaan yang matang.

Tips Pindahan Kantor Yang Ke Enam Ialah, Informasikan Rencana Pindahan Ke Seluruh Karyawan Anda

Langkah berikutnya yang harus anda lakukan adalah menentukan keinginan yang diharapkan mengenai keterlibatan setiap karyawan dan sejauh mana mereka harus mempersiapkan diri mereka dalam rencana pindah kantor ini.

Tidak lupa juga untuk anda menginformasikan rencana pindahan anda ini pada rekan bisnis, suplier atau klien. Beri mereka kontak dan alamat kantor baru anda, supaya mereka lebih mudah untuk menghubungi atau menemukan kantor baru anda.

Lalu, Cek Secara Berulang Perlengkapan Yang Membutuhkan Penanganan Khusus

Tidak semua pekerjaan pindahan bisa anda kerjakan sendiri, terlebih lagi bila sudah menyangkut peralatan khusus yang riskan dan sensitif seperti mesin atau server. Kerugian yang akan timbul jika terjadi salah penanganan akan jauh lebih besar daripada penghematan yang sudah anda  rencanakan. Belum lagi jika hal ini malah sampai menghentikan kegiatan operasional perusahaan.

Baca Juga : Jasa pindahan rak server dengan penaganan profesional.

Tips Yang Ke Delapan, Persiapkan Kelengkapan Furniture Untuk Kantor Baru Anda & Lakukan Kordinasi Dengan Manajemen Gedung

Jika anda baru saja berencana membeli perlengkapan atau furniture baru untuk kantor baru, sekaranglah waktunya. Anda bisa pesan dari sekarang dan pastikan agar barang tersebut sudah tiba dan sudah teraplikasikan dengan baik dan benar di lokasi kantor baru anda sebelum anda pindah. Anda juga tentunya harus menghubungi manajemen gedung dari jauh-jauh hari untuk memastikan semua barang tersebut bisa masuk menggunakan lift barang atau loading dock.

Berikutnya, Persiapan Di Dua Bulan Sebelum Pindahan Kantor

Waktu 2 bulan sebelum hari H pindahan anda, adalah waktu yang tepat untuk anda melakukan rancangan denah kantor baru untuk anda menentukan posisi peletakan meja kerja, lemari, perabotan dan peralatan lainnya. Jika memungkinkan, sesuaikan juga dengan denah kabel telepon, internet, dan jaringan kabel internal. Dengan begini, semua benda-benda dan aset yang berukuran besar dapat langsung ditaruh di tempat yang dituju tanpa harus dipindah-pindah lagi. Setelah peralatan dan furniture terpasang dengan baik, maka rencanakan untuk memasang komputer dan server. Konfirmasi dengan bagian IT untuk dapat melakukan kegiatan ini sesudah semua peralatan dan furniture terpasang.

Baca Juga : Layanan angkut pemindahan brankas dan barang berat lainnya.

Lalu Anda, Informasikan Bagian Alihdaya Yang Anda Gunakan Perihal Berhenti Berlangganan

Apakah perusahaan anda merupakan perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing seperti untuk keamanan, kebersihan, pemeliharaan taman, dan lain-lain? Pastikan anda sudah menginformasikan penghentian berlangganan sebelum perusahaan anda pindah ke kantor baru pada dua bulan sebelum perpindahan kantor. Selain itu, anda juga harus menginformasikan kepada penyedia gedung kantor lama anda.

Tips Pindahan Kantor Selanjutnya Buatlah Daftar Inventaris Perusahaan Anda

Tips pindahan kantor berikutnya adalah membuat perlabelan dan list daftar semua barang dan aset kantor anda. Sangatlah penting untuk anda lakukan agar tidak ada aset yang hilang atau tertukar antar departemen. Anda juga bisa menggunakan sistem kode warna untuk memudahkan membedakan aset kantor antar departemen yang berbeda.

Lalu Di Urutan Ke Dua Belas Ada Tips Untuk Mempersiapkan Peralatan Pindahan Sesuai Kebutuhan Anda

Jika karyawan di perusahaan anda memilih untuk mengemas sendiri peralatan dan perlengkapan kerja nya. Pastikan bahwa mereka memiliki perlengkapan yang akan mereka butuhkan pada saat proses pengemasan, seperti kardus, solasi (lakban), wraping plastik, bubble wrap dan label untuk menamakan barang.

Bubble wrap dan plastik wrap akan sangat anda butuhkan guna mengemas barang-barang yang mudah pecah dan rusak. Bahkan terkadang anda juga membutuhkan material packing kayu untuk barang-barang yang sangat sensitif dan rentan mengalami kerusakan.

Namun anda tidak usah khawatir, segala kerepotan ini bisa anda hindari dengan menggunakan jasa pindahan kantor. Jasa pindahan kantor AHMovers sudah menyediakan semua perintilan peralatan seperti bubble wrap, blanket, dan fully wooden pack untuk memastikan semua barang perusahaan selamat sampai tujuan.

Baca Juga : AHMovers perusahaan jasa pindahan sepesialis pindahan kantor.

Ke Tiga Belas, Pindahkan Layanan Utilitas & Back up File-File Lama

Jangan lupa anda untuk memberikan informasi kepada perusahaan listrik, air, telpon, internet dan lain-lain bahwa perusahaan anda akan pindah. Hal ini untuk memastikan bahawa seluruh layanan utilitas tersebut benar-benar dihentikan ketika anda tidak lagi menempati kantor lama anda. Sehingga anda tidak mendapat tagihan lagi setelah pindah pindah ke kantor baru.

Anda juga jangan sampai lupa memberitahukan seluruh karyawan yang terkait, untuk mem-back up file-file lama yang penting. Hal ini penting anda lakukan untuk mengantisipasi adanya kehilangan file-file tersebut akibat kerusakan computer atau sistem TI pada saat pindahan. Jadi jangan sampai lupa untuk anda membuat cadangannya ya!

Yang Ke Empat Belas Adalah, Selesaikan Perencanaan Dengan Tim Pindahan

Satu minggu sebelum pindahan kantor, sebaiknya anda dan tim pindahan anda sudah tahu betul apa saja barang yang perlu anda bawa dan anda pasang di lokasi kantor baru anda. Sebagai contoh: Anda sudah harus mulai menyewa tim atau memberitahukan provider untuk memasang layanan internet dan telepon sehingga bisnis dan seluruh kegiatan perusahaan anda bisa langsung berjalan begitu anda memasuki kantor baru. Tapi jika perusahaan anda memiliki kemampuan untuk memasang sendiri, pastikan anda telah mengkomunikasikannya secara internal untuk mengetahui siapa saja yang akan bertanggung jawab dalam hal ini.

Dan Yang Ke Lima Belas, Lakukanlah Survei Lokasi Juga Diskusikan Jadwal Pindahan Anda

Jika anda atau tim penangung jawab kegiatan pindahan anda sudah memiliki akses untuk masuk ke lokasi kantor baru, lebih baik anda dan tim melakukan survei terlebih dahulu. Seperti memastikan tidak ada kabel-kabel yang masih bergelantungan atau lampu yang tidak menyala. Setelah itu penting juga untuk anda melakukan pemeriksaan ulang kapan perusahaan jasa pindahan anda akan datang, siapa yang harus berada di lokasi tujuan, dan siapa yang harus berjaga di kantor lama untuk serah terima kantor lama kepada pengelola gedung di kantor lama.

Di Urutan Ke Enam Belas Anda Diwajibkan Untuk Memperhatikan Hal Berikut Sehari Sebelum Pindah Kantor

Jika ada barang-barang atau peralatan kantor anda yang rentan rusak, pastikan bahwa anda juga sudah menandainya dengan tanda khusus. Kemudian dengan menggunakan daftar inventori, kumpulkan semua kartu akses karyawan. Pastikan agar semua kartu ini sudah ternonaktifkan dan dibuang dengan seharusnya agar tidak ada penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Terakhir, cek semua kelengkapan serta kegunaan utilitas pada kantor baru anda. Jangan sampai kamu tiba di kantor baru tanpa ada listrik atau air. Cek secara berulang bahwa kantor baru anda sudah lengkap dengan semua utilitas yang anda butuhkan (listrik, air, telpon, internet dll). Jika terjadi masalah, segera selesaikan hari itu juga agar pindahan kantor anda dapat berjalan dengan lancar.

Dan Yang Terakhir, Jika Anda Merasa Kerepotan Untuk Mempersiapkan Itu Semua?

Tenang saja, jika anda dan karyawan anda tidak punya cukup banyak waktu dan tenaga untuk melakukan segala persiapan serta pengerjaan pindahan kantor anda. Untuk memudahkan segala proses dan persiapan pindahan anda, serta menghindarkan anda dari segala kerepotan tersebut. Maka sebaiknya anda menggunakan layanan jasa pindahan kantor yang profesional dan tentunya punya banyak pengalaman dalam menghandel kegiatan pindahan kantor.

AHMovers bisa menjadi pilihan tepat bagi kebutuhan pindahan kantor anda. Layanan yang kami tawarkan sangat lengkap, dan pastinya akan sangat memudahkan pindahan kantor anda. Kami memfasilitasi mulai dari penyiapan peralatan dan material packing, hingga proses pengerjaan barang-barang spesial handling.

Itu lah beberapa langkah penting yang dari tips pindahan kantor untuk anda, yang baiknya anda praktekan. Semoga beberapa tips pindahan kantor tersebut dapat berguna bagi anda dan karyawan-karyawan di perusahaan anda. Pastikan kegiatan pindahan kantor anda tertangani dengan benar, oleh tim-tim yang berpengalaman dan berkompeten di bidang nya.