AHMovers – Pindah kantor baru akan sangat anda butuhkan ketika bisnis atau usaha anda mengalami peningkatan aktivitas dan perkembangan yang baik secara financial. Tentunya dengan adanya tambahan aktivitas anda akan membutuhkan beberapa support baik dari segi teknologi, sistem, perangkat, insfatruktur mau pun SDM yang lebih mumpuni untuk bisnis anda.

Hal-hal tersebut pasti akan menuntut anda untuk menambah atau memindahkan lokasi perusahaan anda, ke lokasi baru yang lebih luas dan startegis. Lantas apa saja yang harus perusahaan siapkan saat pindah lokasi ke gedung baru? Mengingat kegiatan pindahan kantor akan sangat menguras waktu, tenaga, dan budget.

Maka dari itu ada 12 hal yang harus anda siapkan dan perhatikan saat perusahaan anda akan melakukan kegiatan pindah lokasi gedung baru. Simak tipsnya berikut.

Baca Juga : Jasa pindahan kantor anti mahal dengan fasilitas layanan full servis.

12 Hal Yang Harus Menjadi Perhatian Dan Harus Dipersiapkan Saat Pindah Kantor Baru

1. Pilihlah lokasi yang strategis untuk kantor baru anda

Memiliki lokasi perusahaan yang strategis adalah hal pertama yang perlu anda perhatikan. Hal ini sangat penting guna memudahkan mobilitas karyawan, client, atau orang-orang yang akan terlibat dalam segala kegiatan perusahaan anda.

Bukan hanya strategis, tetapi juga anda harus memastikan bahwa lokasi perusahaan baru anda memiliki bangunan atau dalam suatu kawasan yang luas dan nyaman. Jika perusahaan berniat untuk menyewa gedung, kami sarankan untuk memilih waktu sewa yang fleksibel, agar tidak menyulitkan ketika perusahaan memutuskan untuk tidak memperpanjang masa sewa.

2. Pastikan properti yang tersedia di gedung baru, sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda

Saat anda memilih ruang kantor dalam sebuah kawasan gedung perkantoran, properti seperti meja, kursi dan rak buku sudah tersediakan dengan baik. Namun ada beberapa pengelola gedung yang menawarkan sewa ruangan kosong tanpa properti.

Nah, karena pengadaan properti membutuhkan modal yang besar, ada baiknya anda menanyakan terlebih dahulu properti yang tersedia pada tempat tersebut. Hal ini akan bisa membantu anda untuk membandingkan berbagai ruang kantor yang tersedia agar mendapatkan harga yang paling efektif sesuai dengan kebutuhan dan budget anda.

3. Pastikan keputusan untuk melakukan pemindahan lokasi perusahaan anda sudah melalui perencanaan yang matang

Anda juga perlu memastikan alasan yang tepat untuk pindah. Misalnya, ingin memindahkan lokasi operasional atau head office perusahaan ke gedung yang lebih besar karena bisnis anda mengalami peningkatan. Atau membutuhkan kantor tambahan untuk mensupport kegiatan operasional mau pun kegiatan lainnya yang meningkat karena perkembangan bisnis anda.

Dan mungkin juga karena sebuah alasan penghematan. Seperti, pindah ke lokasi baru yang ruangannya lebih kecil dengan harga sewa yang lebih murah.

Dalam sebuah perencanaan pindahan, anda juga harus memastikan luas area yang anda butuhkan, keperluan barang, dan tenggat waktu kepindahan sesuai dengan kebutuhan anda. Jika perusahaan anda ingin menggunakan tenaga dari SDM kantor, lebih baik mulai berkemas untuk pindahan pada malam hari atau pada jam pulang kerja supaya jam kerja perusahaan anda tidak terganggu.

4. Membuat list data barang serta labelling pada barang-barang pindahan anda

Proses selanjutnya yang perlu anda lakukan adalah seputar dokumentasi, pendataan barang dan proses labelling. Proses ini akan memudahkan anda untuk mengetahui barang apa saja yang berada dalam setiap box kemasan. Sebab pada dasarnya kondisi kantor dengan barang banyak tidak akan mampu anda ingat dengan baik ketika barang tersebut sudah tersusun rapih dalam box kemasan.

Terakhir, jangan lupa berikan labelling pada box kemasan barang. Berilah tanda keterangan barang apa saja yang berada dalam box kemasan tersebut, asal barang dari ruangan mana/miliki siapa, dan tujuan barang tersebut akan ditempatkan di ruangan mana dan lantai berapa.

5. Membuat penjadwalan waktu pindahan yang tepat

Melakukan kegiatan pindahan kantor, memang bukanlah hal yang mudah. Ada banyak hal yang harus anda urus ditengah kesibukan aktivitas perusahaan anda. Maka dari itu penting bagi perusahaan membuat sebuah penjadwalan kegiatan dengan tepat dan bijak.

Kami saran kan anda membuat penjadwalan waktu dari jauh-jauh hari. Dan tunjuk lah salah seorang penanggung jawab yang mampu membuat schdul waktu dengan baik dan benar. Untuk memutuskan kapan perusahaan harus mengurus izin & lisensi, kapan harus melakukan renovasi, dan mulai memindahkan barang-barang ke lokasi perusahaan yang baru.

6. Lakukan pengepakan barang

Yang selanjutnya adalah mengenai pengepakan barang. Langkah awal sebelum anda melakukan packing sebaiknya persiapkan barang yang menunjang seperti lakban, lable, stick note, kardus, box plastik berukuran jumbo, bubble warp, dan spidol.

Lalu yang juga tidak kalah pentingnya yaitu, anda harus mengetahui barang yang bisa anda satukan dalam setiap box dan yang tidak. Anda juga perlu membereskan barang yang ingin anda packing dan susun dalam satu tempat yang sama agar lebih praktis ketika anda menyusun barang ke dalam box.

7. Gunakanlah layanan jasa pindahan

Sekaranga sudah banyak jasa pindahan yang beredar di  pasaran. Hanya saja, anda harus memilih yang benar-benar terbaik serta mampu memberikan layanan yang sesuai dengan harapan dan juga kebutuhan anda. Anda bisa melakukan survei sederhana melalui media internet mengenai penyedia jasa pindahan.

Lakukan cek mualai dari reputasi, pengalaman, testimoni pengguna (pada ulasan google), serta layanan apa saja yang mereka layani.  Dengan begitu, anda akan dapat mengetahui mana perusahaan jasa pindahan kantor yang baik dan mana yang buruk. Hal ini sangat penting karena track record mereka akan sangat berpengaruh pada proses pindahan.

Namun anda tidak perlu pusing-pusing lagi menentukan perusahaan jasa pindahan yang seperti apa yang mampu membantu kegiatan pindahan kantor anda. Pastikan anda memilih AHMovers sebagai perusahaan jasa pindahan yang akan mampu membantu menyelesaikan semua proses kegiatan pindahan anda denga layanan full servis.

8. Tugaskan satu orang penanggung jawab dalam setiap ruangan

Nah, sekarang selain dari perlengkapan yang wajib anda siapkan, anda juga harus menentukan penanggung jawab dari setiap ruangan dan barang yang akan anda pindahkan. Ini merupakan bagian yang paling penting dari tips pindah kantor yang sistematis.

Sebab dengan adanya penanggung jawab dalam setiap ruangan dan barang, tentu akan memudahkan proses koordinasi saat proses perpindahan menuju tempat baru. Misalnya si A bertanggung jawab atas ruangan finance lantai 2 beserta dengan barang-baran yang bersifat arsip perusahan. Lalu si B bertanggung jawab atas ruangan marketing beserta barang-barang furniture, dan begitu seterusnya.

9. Perhatikan keamanan lingkungan kantor baru anda

Di manapun lokasi perusahaan anda, pastikan segi keamanan menjadi salah satu hal yang paling penting dan utama. Terlebih lagi jika anda menggunakan ruang kantor tersebut untuk menyimpan perlengkapan kerja, mulai dari komputer, laptop, kamera, dan perlengkapan elektronik yang tidak murah harga nya.

Maka dari itu, pastikan anda sudah yakin betul dengan keamanan yang tersedia dan juga keamanan wilayah sekitar, terutama jika anda menyewa ruang kantor bertype rumah pribadi. Berbeda halnya dengan ruang kantor dalam sebuah kawasan gedung perkantoran yang biasanya sudah memiliki sistem CCTV tersendiri dan memiliki tingkat keamanan yang cukup terjamin.

10. Harga sewa kantor baru yang harus anda perhatikan

Harga tiap-tiap penyedia jasa penyewaan gedung pasti berbeda-beda dan memiliki rate yang bervariasi. Maka dari itu sesuaikanlah dengan budget dan preference perusahaan.

Jika harga sewa gedung lama terlalu tinggi dan fasilitasnya biasa saja, maka pindah gedung bisa anda pertimbangkan. Selain itu, anda harus mempertimbangkan biaya tambahan yang mungkin akan masuk ke dalam tagihkan bulanan anda, seperti air, internet, atau listrik.

Hal tersebut perlu anda tanyakan dengan jelas sejak awal sebelum penyewaan gedung, untuk membantu kamu menghitung pengeluaran tetap per bulan yang harus anda siapkan agar tidak kaget saat mendapatkan tagihan biaya bulanan.

11. Melakukan renovasi ruang kerja

Anda akan sangat beruntung jika memilih tempat penyewaan gedung yang mengizinkan perusahaan untuk melakukan renovasi. Pasalnya seringkali desain ruang kerja kantor tidak sesuai dengan image serta kebutuhan perusahaan. Jasa office interior contractor akan membantu merombak ruangan, mulai dari desain, memilih kebutuhan renovasi, hingga finishing.

12. Beritahu client-client anda

Poin terakhir dan yjuga sangat penting anda lakukan adalah menghubungi seluruh klien perusahaan anda. Beritahukan kepada mereka bahwa perusahaan anda telah pindah ke tempat baru.

Cobalah untuk melakukan hal ini sebelum perusahaan anda benar-benar pindah. Hal ini dapat mempermudah klien menemukan lokasi baru anda sehingga perusahaan tidak kehilangan rekan bisnis. Jangan lupa untuk mengecek koneksi internet dan telepon pada tempat baru anda, siapa tahu anda perlu untuk memberitahukan klien yang belum mengetahui alamat baru perusahaan anda setelah pindah.

Itu lah beberapa hal penting yang harus anda pertimbangkan dan anda lakukan, saat anda akan melakukan kegiatan pindahan kantor.